Hvordan arbejder vi?

Det er en ledelsesopgave at hjælpe medarbejderne til løbende at identificere problemer og finde frem til holdbare løsninger. Det er medarbejderne, der er tættest på driften og som oftest bedst ved, hvordan problemerne løses.

Vi anvender bl.a. følgende metoder:

  • Målstyring og forbedringsmøder
  • Plan-do-study-act (forbedringshjulet) 
  • Standarder
  • Gemba
  • Forbedringsevents
  • 5S

Og de centrale lean-værktøjer er:

  • Værdistrømsanalyse (ofte kaldet VSA)
  • Analyserer spild
  • Forbedringsskabelonen/A3
  • 5 x hvorfor
  • Paretoanalyse 80/20
  • find øvrige værktøjer i boksen til højre.

De 5 leanprincipper i Region Hovedstadens Psykiatri

De fem leanprincipper hjælper os med at forstå hovedprincipperne for, hvad gode arbejdsgange er, og hvordan de forbedres.

Værdi

Vi skal sikre, at vores arbejdsgange har værdi set med patientens øjne. Vi skal gennem dialog med patienten og pårørende sikre, at vi ved, hvad patienten mener, er værdifuldt.

Værdistrøm

Den strøm af aktiviteter og arbejdsprocesser der skal til for at yde behandling af værdi for patienten. De medarbejdere der arbejder i processen, deltager også i at forbedre den.

Flow

Der skal være bevægelse i processerne. Ventetid og bunker er spild. Det er derfor lederens opgave at sikre, at arbejdet er planlagt og synliggjort, så alle ved, hvad de skal gøre, hvornår.

Træk

For at undgå, at vi skaber spild (fx ventetid og bunker), skal vi først levere til næste led i arbejdsprocessen, når næste led i behandlingskæden er klar. Det vil sige, at næste behandlingsled trækker opgaverne til sig. Vi skubber ikke fra os, eller venter på, at opgaverne kommer. Vi skal se på arbejdsgangene bagfra. Vi skal samtidig have det tilbud, som patienterne har behov for, og løbende tilpasse kapacitet til efterspørgsel.

Løbende forbedringer

Det tager tid af fjerne spild fra en proces og nye behandlingsresultater betyder, at standarder ændrer sig hele tiden. Derfor skal vi sikre, at vi løbende og struktureret vender tilbage til arbejdsprocessen og forbedrer den.

 

De fem leanprincipper er centrale. Derfor er hovedspørgsmålene til os selv:

  • Hvor godt og effektivt er vores processer i stand til at levere værdi for patienten?
  • Kender vi vores værdistrømme – hvordan ser et patientforløb ud fra start til slut og hvor i forløbet er der elementer, der ikke skaber værdi for patienten?
  • Sikrer vi flow, undgår vi fx bunker, unødige ansvarsskift og ventetid?
  • Kender vi modtagne behandlers parathed og tilpasser vi kapaciteten til behovet?
  • Skaber vi løbende forbedringer ved kontinuerligt atinddragemedarbejdere patienter og pårørende i at skabe forbedringer i patientbehandlingen, rammerne og kommunikationen?
  • Benytter vi standarder?

De 5 leanprincipper

(klik på billedet for større version)


Organisering af forbedringsarbejdet

Direktionen

Direktionen har det overordnede ansvar for arbejdet og udviklingen af en forbedringskultur. Vi arbejder efter et hovedprincip om, at direktionen og ledelsessystemet generelt, skal gå forrest i dette arbejde. Et konkret eksempel på dette arbejde er, at direktionen har ansvaret for at afholde det ugentlige forbedrings-/målstyringsmøde i hospitalsledelsen, hvor ledelsen i fællesskab arbejder på at skabe de forbedringer, der gør at vi opnår de mål vi har sat os – som i sidste ende skal medvirke til at vi kan levere mere værdi for flere patienter. Efter det ugentlige forbedrings-/målstyringsmøde i hospitalsledelsen afholder centercheferne ligeledes samme type møde på deres respektive centre. 

Film: Forbedrings-/målstyringsmøde i hospitalsledelsen

Arbejdet involverer ledere og medarbejdere bredt. Den konkrete organisering varierer lidt, men de centrale roller og ansvar er beskrevet i det følgende.

Patienter og pårørende

Det helt overordnede mål med forbedringsarbejdet, er at skabe mere værdi for flere patienter. Dette vil vi gerne udvikle sammen med patienterne og deres pårørende. I det omfang som det er muligt, inddrager vi patienter og pårørende i at forbedre vores arbejdsgange, døgnrytme og tilbud. Vi spørger patienterne løbende om deres tilfredshed, de er velkommen til alle vores forbedringsmøder og når vi udvikler nye arbejdsgange. 

Centerledelsen

Centerchefen har det overordnede ansvar for det forbedringsarbejde på centret. Det indebærer, at det er centerchefens ansvar at sikre, at målsætningerne for forbedringsarbejdet opfyldes, at de nødvendige ressourcer afsættes, at tidsplanen overholdes osv.

Kvalitet- og Forbedringschefen referer til centerchefen.

Den samlede centerledelse er rollemodeller for at sikre, at forbedringsarbejdet drives og at der er fremgang i processerne over alt på centeret.

Helt overodnet hjælper og understøtter den samlede centerledelse afsnitslederne i forbedringsarbejdet ved tilstedeværelsen af en meningsfuld retning. Det er vigtigt at centerledelsen får kendskab til de centrale værdistrømme (arbejdsgange som skaber værdi for patienterne) på centeret, så de på baggrund af viden, kan understøtte forbedringer i patientforløbene ude på afsnittene. Forståelsen af værdistrømme har stor betydning for definitionen af styringsbehov, etablering af målinger og prioriteringer. 

Centerledelsen må sammen med afsnitsledelsen få defineret de rigtige og meningsfulde mål, hvor de overordnede mål fra årsaftalen er nedbrudt og relevante i den lokale sammenhæng. Ligeledes få etableret strukturer og processer, der understøtter behovet for at agere og træffe de rigtige beslutninger i tide.

Når gevinsterne kommer ved forbedringsarbejdet, er det centerledelsen ansvar i samarbejde med afsnitsledelsen, at få tydeliggjort, at gevinsten eller succesen anvendes til det patientrelaterede arbejde. Gevinsten skal vises, fejres og geninvesteres.   

Afsnitsledelsen

Afsnitslederne skal sammen med centerledelsen gå forrest i forbedringsarbejdet, og de har en central rolle i forhold til at lede medarbejderne (og sig selv) gennem forandringerne. Afsnitslederne fungerer som tovholdere for de enkelte afsnits forbedringsarbejde. De har således ansvaret for at lede, facilitere og planlægge arbejdet i samarbejde med lean-facilitatorerne. 

Centrene afholder forbedringsmøder hver uge, både i centerledelsen og på de enkelte afsnit.

Film: Forbedrings-/målstyringsmøde i centerledelsen på PC Nordsjælland

Organisering af forbedringsarbejdet

(Klik på billedet for større version)



Redaktør