Ledelse af forbedringsarbejdet & lean-akademi

Hvis forbedringsarbejdet skal lykkes kræver det, at det bliver drevet af lederne, hvis det skal virke på længere sigt. Dvs. at ledernes tilgang og måde at agere på, er altafgørende hvis der skal skabes en forbedring som gør en forskel. 

Det er en ledelsesopgave:

  • At hjælpe afsnitsledere med at oversætte de overordnede mål fra årsaftalen til meningsfulde lokale mål/indsatser der kan handles og måles på.
  • At beslutte hvad man konkret ønsker at opnå af forbedringer og kommunikere det klart ud, så alle forstår retningen, og det giver mening for den enkelte
  • At tydeliggøre hvad man har opnået
  • At sikre fremdriften i selve forbedringsarbejdet.  Det skal ske ved at skabe de rette rammer, rette ressourcer, involvere de rette kompetencer og at følge op på om opgaverne bliver løst.
  • At sikre opbakning og engagement omkring forbedringsarbejdet blandt medarbejderne. Det er ikke en simpel opgave, men det er først og fremmest vigtigt, at man selv involverer sig og udviser engagement og vilje til forandring. Bl.a. ved at involvere sig og hjælpe medarbejderne. Det er også centralt, at kommunikere løbene om status på arbejdet, så alle oplever en så åben proces som muligt.

Vi husker at…

  • Agere som rollemodel ud fra tankegangen: Dine medarbejdere gør ikke som du siger, men som du gør!
  • Være tilstede, hvor værdien skabes – dvs. kend de centrale arbejdsgange og processer og vilkårene ude på gulvet
  • Være beslutningsdygtig og vedholdenden i at følge retningen og de fastsatte mål
  • Skabe rammerne så alle for mulighed for at arbejde med løbende systematiske forbedringer – sammen.
  • Udvise respekt overfor medarbejderne og understøt, at deres idéer kan gå fra tanke til konkrete målbare forbedringer
  • Tænke på at forebygge fejl fremfor brandslukning. Når fejelen er sket, skal du ikke symptombehandle, men finde frem til årsagen inden man laver en arbejdsgang om.
  • Finde grundårsagen til problemet – ellers flytter du bare problemet rundt i organisationen
  • Rose og fremhæve gode præstationer – stil hele tiden nye krav. Det er sjovt at være dygtig

De otte lederhandlinger

(Klik på billedet for større version)


De otte ledelseshandlinger skal hjælpe os til at få skabt en ledelsesdrevet forbedringskultur. Dette indebærer et nyt fokus i det daglige ledelsesarbejde og forudsætter fælles syn på hvad god ledelse er – det vil sige, understøttet af fælles processer, metoder og værktøjer.

Lederhandlingerne er indbyrdes forbundne og giver derfor god mening at sætte alle handlingerne i spil sammen.

Lederhandlinger giver kun mening, hvis de udleves i adfærd som reelt ses i forbedrede resultater, både i form af bedre behandlingseffekt, mere effektive arbejdsgange og med større tilfredshed hos såvel patienter, pårørende som hos medarbejderne.  

I bogen: "Forbedringsarbejdet - en håndbog for ledere i Region Hovedstadens Psykiatri" kan du læse om ledernes erfaringer med at arbejde med lederhandlingerne.

Forventninger til dig som leder?

At du er en central, nærværende og engageret del af forbedringsarbejdet. Det er afsnitsledelsen (mellemlederen) som har den centrale rolle i at være tovholder og sikre fremdrift. Det er også afsnitsledelsen som har ansvaret for at kommunikere bredt om forbedringsarbejdet. Alt dette kan du gøre ved at kaste dig ud dig ud i det, og afprøve det indlærte i praksis med det samme.

Hvis systematiske målbare forbedringer skal lykkes, er det vigtigt at du medvirker til, at der skabes et tillidsfuldt forhold mellem dig, centerledelsen og lean-facilitatorerne, hvor man frit kan tale sammen om de udfordringer, som en arbejdsgang både blotlægger og skaber.

Du kan forvente, at der vil være mange forskellige reaktioner undervejs fra dine medarbejdere – både positivt og negativt. Her er det din opgave i samarbejde med centerledelsen at være lydhør og hjælpe medarbejderne igennem dette og samtidig være loyal overfor det i har besluttet. Det er også vigtigt, at du forstår de centrale værdistrømme og kan forklare de konkrete forbedringers formål og - indhold. Det gør du ved hele tiden at være aktiv involveret i forbedringsarbejdet.

Hvordan kan du hjælpe dine medarbejdere?

Medarbejderne er meget centrale i forbedringsarbejdet, da det er dem, som ved hvordan hverdagen fungerer, og hvad der skal forbedres. Så selvom arbejdet er ledelsesdrevet, er det samtidig i høj grad medarbejderinvolverende. Dette gælder både, når spildet skal identificeres, og senere når forbedringerne skal virke i det daglige arbejde og forbedringskulturen skal leve videre.

Forbedringsmødet er meget centralt

Gennem forbedringsmøder ved målstyrings-/forbed­ringstavler i hele organisationen, sikrer vi opfølgning på vores mål og løbende forbedringer af vores arbejdsgange og af behandlingsarbejdet. Forbedringsmøderne afholdes som minimum ugentligt, men i dele af organisationen hol­des forbedringsmøder hver dag – fordi det giver mening i den lokale virkelighed.

Vi sætter ikke mere i gang, end at vi kan løse problemerne rigtigt, og på en måde hvor vi er sikre på, at de relevante mennesker involveres. Vi sikrer den nødvendige prioritering på alle niveauer gennem en sammenhængende porteføljestyring, som opdateres med 120 dages mellemrum. Fremdriften i de enkelte udviklings­initiativer følges på månedlige statusmøder i de relevante ledelses- og mødefora.

Ligesom vi måler på, at vi når de mål, vi opstiller, og på at vores udviklingsinitiativer giver de ønskede effekter, vil vi også måle på, om vi sammen udvikler vores evne til at be­drive forbedringsarbejde. Vi vil nå en ny modenhed og nye kompetencer, efterspørge kompetenceudvikling og nye værktøjer, og forbedringskulturen skal nå ud i alle dele af organisationen.

Det vil vi følge op på i de kommende årsplaner.  Download 3-årsplanen her.

Modenhedsmodel for at opnå en forbedringskultur i Region Hovedstadens Psykiatri

Det er en ambition, at hospitalet samlet set skal have udviklet sig til niveau 4 ved udgangen af 2018.

Vi ønsker en organisation hvor vores adfærd – særligt den ledelsesmæssige adfærd går i retning af, at vi bevæger os henimod niveau 4 og 5 i modenhedsmodellen, hvor forbedringsarbejdet er en naturlig og integreret del af hverdagen. Lederne skaber rammerne for, at vi arbejder aktivt for, at finde målbare systematiske løbende forbedringer, der giver mere værdi for vores patienter og pårørende.

På nuværende tidspunkt er Region Hovedstadens Psykiatri på de første tre niveauer, og de fleste har fået erfaringer med de grundliggende principper, metoder og værktøjer og der er høstet flotte gevinster. Organisationen har fået de første erkendelser af, hvad forbedringsarbejdet kommer til at betyde for vores adfærd og samarbejde når ønsket er at udvikle en forbedringskultur.

Region Hovedstadens Psykiatri har et ønske om, at udvikle sig mod niveau 4 og 5. At bevæge sig de sidste niveauer kræver en stor kultur- og adfærdsændring. Forbedringsarbejdet kan ikke kun drives ved hjælp af værktøjer og metoder. Her vil fokus være på at forandre og udvikle lederadfærden, så den understøtter en forbedringskultur, hvor alle helt naturligt skaber løbende systematiske forbedringer for patienterne og pårørende. Vores forbedringsarbejde handler først og fremmest om mennesker, da det er dem, som skaber resultaterne. Vi ved, at vores værktøjer hjælper os meget på den korte bane. Vores udfordring på den lange bane er, at alt forbedringsarbejdet bliver indlejret i os alle som en naturlig adfærd.

Alle ledere i Region Hovedstadens Psykiatri har et stort ansvar for at organisationen bevæger sig i denne retning.



(Klik på billedet for større version)

Vores spilleregler er:

For at sikre klare rammer for at arbejde med løbende målbare systematiske forbedringer i Region Hovedstadens Psykiatri er der formuleret nedstående spilleregler. 

  • Vi arbejder med metoderne fra lean og forbedringer for at gavne patienter,pårørende, medarbejdere og hospitalet som helhed
  • Vi forbedrer arbejdsgange ud fra såvel lederes, medarbejderesog patienter og pårørendes viden og forslag
  • Vi arbejder smartere – ikke hårdere
  • Vi sætter mål, handler og følger op
  • De ressourcer, der frigøres, geninvesteres i bedre og merepatientbehandling.

Lean-akademi

Lean-akademiet skal løbende understøtte udvikling af de kompetencer, der er nødvendige i en forbedringskultur. Vi skal bidrage til vidensdeling om forbedringsarbejdet samt sikre at vi fortsat lærer fra andre, mere erfarne organisationer. Alt sammen i bestræbelserne på skabelse af en forbedringskultur i Region Hovedstadens Psykiatri. 

Akademiets formål er:

  • At understøtte at opnåede kompetencer bliver vedligeholdt og at den ledelsesmæssige udvikling i forhold til forbedringsarbejdet fortsætter - i samarbejde med hele organisationen
  • At sikre at nye ledere i Region Hovedstadens Psykiatri hurtigt gøres i stand til at lede forbedringsarbejdet og kan benytte diverse konkrete forbedrings-værktøjer - i samarbejde med centrenes lokale lean-facilitatorer
  • At understøtte intern vidensdeling og inspiration på tværs af organisationen
  • At sikre at Region Hovedstadens Psykiatri som organisation fortsat udvikles ved løbende at lade sig inspirere af andre lean-drevne organisationer i ind- og udland
  • At sikre at vores erfaringer formidles systematisk til læring og inspiration for andre organisationer

Lean-akademiet skal understøtte udviklingen af de kompetencer, der er nødvendige i forbedringsarbejdet.

Arbejdet med forbedringsmetoder og -tankegang læres i høj grad ved, at man prøver det i praksis - med støtte fra lean-facilitatorer og mere erfarne kollegaer og ledere. Meget af træningen foregår således i forbindelse med hverdagens arbejde og gennemføres bedst lokalt på centrene.

Lean-akademiet udvikler og udbyder de kompetenceudviklingstilbud, der giver mening at gennemføre fra central side på tværs af organisationen.

Træning i forbedringsmetoder og -værktøjer til nye ledere

Målgrupen for træningsforløbet er nye ledere på alle niveauer i Region Hovedstadens Psykiatri. Det er obligatorisk for nye ledere at deltage i starten af deres ansættelse. 

Træningsformen er en blanding mellem modulopbygget undervisning, hvor der introduceres til teori, metoder og værktøjer, som efterfølgende trænes mellem modulerne i det daglige arbejde. Deltagere skal derfor medbringe en opgave som fokuserer på et problem i det daglige arbejde, og hvor der skal findes en ny løsning. Denne opgave er den røde tråd gennem træningen. Der vil være hjemmearbejde med opgaven mellem de enkelte kursusdage.

Formålet med træningsforløbet er at give de nye ledere forståelse af forbedringstankegangens systematik og erfaring med at udvikle og gennemføre en konkret forbedring i eget enhed, ved hjælp af de mest centrale forbedringsmetoder og -værktøjer.

Træningen skal også give forståelse af hvorfor og hvordan vi arbejder med skabelse af en forbedringskultur og hvordan lederrollen og -opgaven i en forbedringskultur udmøntes i praksis og spiller sammen med ledergerningen bredt set.

Undervisningen giver også mulighed for at høre om erfaringer og få inspiration fra mere erfarne ledere og medkursister

Træningen består af et halvdags kick-off-møde og 4 dages træning. Forløbet strækker sig samlet over ca. 4 måneder. Konkret foregår tilmeldingen, efter aftale med nærmeste ledere, i kursusportalen. Søg efter "Træning i forbedringsmetoder og -værktøjer for nye ledere" i kursusportalen.

Hvordan arbejder vi med kvalitets- og forbedringsarbejdet på centrene i Region Hovedstaden Psykiatri

Vi har igennem en årrække arbejdet målrettet og systematisk med forbedringsarbejdet og er kommet langt i udviklingen af en forbedringskultur. Vores fremskredne modenhedsniveau af forbedringsarbejdet har betydet, at organiseringen af kvalitetsarbejdet og forbedringsarbejdet på de psykiatriske centre er samlet i én enhed.

Denne enhed arbejder ud fra forbedringsmetoden som er målstyring og PDSA cirklen (Plan Do Study Act), hvilket ligger i tråd med nye nationale kvalitetsmodel. 

Medarbejderne i Kvalitets- og Forbedringsteamet hjælper og rådgiver ledere på alle niveauer samt understøtter, at der til stadighed udvikles en systematisk målbar forbedringskultur, hvor der er en klar ledelsesmæssig forankring af opgaver og ansvar i linjeledelsen i det, der vedrører fastholdelse og udvikling af kvalitet. Derudover vil enheden fortsat løfte de samme konkrete opgaver som indtil nu har været i de to enheders opgaveportefølje. Disse opgaver omfatter:

  • Kvalitetsovervågning
  • Gennemførelse af audits
  • Koordinering af patientsikkerhedsarbejdet
  • Deltagelse i patientsikkerhedsanalyser
  • Opfølgning på handleplaner
  • Revision og formidling af vejledninger og sikre nødvendige lokale tilføjelser
  • Uddannelse
  • Sparring og rådgivning af ledelserne for at holde fokus på sikre og effektive arbejdsgange
  • Facilitere forbedringsevents, værdistrømsanalyser, designe nye og bedre arbejdsgange etc.


Den årlige forbedringskonference i Region Hovedstadens Psykiatri

Vi skal dele konkrete forbedringer på tværs af organisationen, for at undgå at vi hver især bruger tid på at opfinde "den dybe tallerken", når vi i stedet kunne lære af hinandens forbedringsarbejde. For at understøtte vidensdeling afholder lean-akademiet derfor en årlig forbedringskonference for ledere, hvor fokus netop er på inspiration og deling af konkrete forbedringstiltag fra alle centre, som kan komme patienterne til gavn.


Redaktør