Det er typisk den, der er koordinator, der fungerer som mødeleder. Hvis du ikke føler dig tryg i rollen som mødeleder, kan du på forhånd aftale, at en anden deltager overtager rollen. Hvis det er muligt, aftaler I også på forhånd, hvem der er referent. Alternativt kan I udpege referenten på mødet. Det er en fordel, at det ikke er mødelederen, der er referent, så mødelederen kan holde fokus på de opgaver, der naturligt ligger hos mødelederen.
Referenten udfylder indsatsplanen på mødet. Referenten noterer, hvem der er tilstede, hvem der er fraværende og sikrer, at kontaktinformationerne til de indkaldte mødedeltagere er korrekt. Det er vigtigt, at du sørger for, at der er mulighed for at skrive direkte ind i indsatsplanen på en computer, hvis referenten foretrækker det.