Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange

Formål og ansvar

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange er per 1. februar 2015 nedsat af direktionen i Region Hovedstadens Psykiatri.

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange skal varetage patienternes og pårørendes ønsker og behov i Region Hovedstadens Psykiatri ved at udvikle og implementere arbejdsgange på tværs af Region Hovedstadens Psykiatri som dels sikrer fælles standarder på tværs af Region Hovedstadens Psykiatri og dels sikrer effektiv anvendelse af ressourcer og kompetencer i Region Hovedstadens Psykiatri.

Forum for standardiserede og effektive arbejdsganges hovedområder er:

• Kvalitets- og forbedringsarbejdet
• Kapacitetsstyring og kapacitetsplanlægning
• Ledelsesinformation og data
• Sundhedsplatformen
  

Forummets rolle er, at:

• Igangsætte tiltag til at standardisere og effektivisere arbejdsgange inden for de fire hovedområder nævnt ovenfor
• Udvikle standarder for effektiv implementering af nye arbejdsgange i Region Hovedstadens Psykiatri og rådgive øvrige råd og fora i Region Hovedstadens Psykiatri om implementering
• Følge op på implementeringen af projekter og arbejdsgange ud fra forbedringsmetoder
• Specifikt i forhold til Sundhedsplatformen er forummets rolle, at:

• Understøtte god implementering af nye arbejdsgange
• Kvalificere og løbende bidrage til at sikre at driftsorganisation afspejler klinikkens behov

Forummet arbejder som et rådgivende organ, hvor klinikken og brugernes perspektiver på tværgående tiltag kvalificerer oplæg forud for disse oplægs behandles af hospitalsledelsen.

Arbejdsopgaverne for Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange vil i nogle tilfælde være overlappende med fx Forum for patientbehandling. Der er derfor behov for tæt koordination i arbejdstilrettelæggelsen mellem især disse to fora.

Mandat

Direktionen har delegeret beslutningskompetence til forum for standardiserede og effektive arbejdsgange i forhold til de fire nævnte hovedområder.

Dog kan beslutninger i sager, som har væsentlige økonomiske, faglige, organisatoriske eller strategiske konsekvenser gives videre til direktionen og/eller hospitalsledelsen. Det er formandskabets opgave at vurdere, hvornår en sag skal løftes til hospitalsledelsen. Alle beslutninger og sager, der går videre til hospitalsledelsen, skal indeholde en plan for implementering.

Sammensætning og repræsentation

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange er ledet af et partnerskab bestående af:

• Formand: Direktøren
• Næstformand: én centerchef
  

Følgende kompetencer skal derudover være repræsenteret:

• 4-6 repræsentanter fra centerledelser
• 3-4 medarbejdere med særlige kompetencer på forummets område
• 1-2 stabschefer
• 1 brugerrepræsentant og 1 pårørenderepræsentatn, samt en suppleant for brugerrepræsentanten
  
   

Der sigtes mod en bred repræsentation fra Region Hovedstadens Psykiatri. For at sikre kontinuitet og løbende overdragelse af viden udpeges medlemmer som udgangspunkt af hospitalsledelsen for en periode på 2 år med mulighed for genvalg. Der udpeges ikke suppleanter, bortset fra for patientrepræsentanten. Nyudpegninger sker derudover løbende, når medlemmerne skifter stilling eller af anden årsag trækker sig.

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange kan beslutte at igangsætte en forbedringsevent, hvis en opgave kræver særlig analyse, forberedelse mv. Der kan i særlige tilfælde etableres midlertidige arbejdsgrupper under forummet. Formanden for en midlertidig arbejdsgruppe eller forbedringsevent skal som udgangspunkt være medlem af forummet. Deltagerkredsen består primært af personer med relevante kompetencer fra centre og stabe og med inddragelse af brugere. Såvel forbedringsevents som arbejdsgrupper nedsættes midlertidigt og nedlægges, når opgaven er udført. Der kan ikke nedsættes stående udvalg eller grupper under Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange.

Sekretariatsbetjening

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange sekretariatsbetjenes af Økonomi- og Planlægningsafdelingen i samarbejde med Kvalitets- og Udviklingsafdelingen. Sekretariatet varetager også sekretærfunktionen for eventuelle midlertidige arbejdsgrupper eller forbedringsevents.

Sekretariatsfunktionen har ansvar for at:

• Indsamle og forberede relevante emner til behandling i forummet samt rådgive formandskabet
• Kvalitetssikre indkomne sager med henblik på behandling i forummet
• Sikre relevant koordination af sager med sekretariatsfunktionerne for de øvrige fora gennem stabschefgruppen
• Sikre kommunikation af forummets sager og beslutninger til relevante interessenter, herunder dagsordner og referater.

Mødefrekvens

Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange mødes hver 4. uge til møder af 2 timers varighed. Dagsordener udsendes minimum 5 arbejdsdage før mødet. Møderne afholdes som udgangspunkt på tirsdage fra kl. 8-10 på Kristineberg 3 med mulighed for deltagelse via videokonference.

Sagsgange og principper

Sager kan komme fra medlemmer af Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange, andre fora og råd i Region Hovedstadens Psykiatri, direktionen, hospitalsledelsen og forbedringsevents. Sager afleveres til sekretæren. Formandskabet kan dog afvise at tage sager til behandling.

Sekretariatet laver korte beslutningsreferater fra møderne. Dagsordner og referater publiceres på Psyk-Intra.

Sekretariatet kan – grundet sagens indhold/berøringsflade – vælge at lade en sag behandle af andre fora (også uden forudgående behandling i eget forum). Dette koordineres mellem sekretariatsfunktionerne for de enkelte fora.

Hospitalsledelsen behandler sager på tværs af et eller flere fora, når et formandskab for et forum har et ønske herom.

(revideret, godkendt af forummet d.23. januar 2018)