Kortere ventetid til de yngste patienter

Børnene bliver hurtigere udredt, forældrene er glade og medarbejderne oplever et bedre arbejdsmiljø. Det er resultatet af opnormering, men også af struktureret forbedringsarbejde i småbørnsambulatoriet på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center, afd. Glostrup.
I løbet af foråret blev småbørnsambulatoriet B 291 på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center Glostrup kraftigt opnormeret: Fra halvanden medarbejder til fem behandlere og to sygeplejersker, hvis vigtigste opgave var at reducere ventelisten. Efter få måneder er ventetiden nu mindre end de seks uger, som er den ønskede grænse. Det skyldes i høj grad selve opnormeringen, men vejen mod målet har været hurtig og smidig, fordi man har brugt systematisk forbedringsarbejde til at skabe en stærk struktur for arbejdet i ambulatoriet.

-Det var lidt som at som at starte helt forfra i ambulatoriefunktionen. Det var vigtigt at skabe struktur i vores arbejdsgange helt fra starten. Derfor valgte vi at bruge vores igangværende forbedringsarbejde i småbørnsafsnittet til at udvikle ugeplaner til ambulatoriet, forklarer psykolog Elisabeth R. Isenberg-Jørgensen.


Ugeplaner med buffere

Hun bakkes op af afdelingslæge Simone Rasmussen, der blev ansat som teamleder i februar i år – og også fra tidligere har haft gode erfaringer med at arbejde med ugeplaner:

- Ugeplanerne er blevet en meget central del af vores struktur på afsnittet. Og vi forsøger at gøre dem mere fleksible ved at indlægge buffertider.

Lean-facilitator Jonas Balslev-Andersen har været med til at understøtte arbejdet på ambulatoriet og det første skridt var at få set lidt på arbejdspladsen ovenfra.

- Fra starten forsøgte vi at skabe overblik over opgavemængderne. Hvor mange patienter ser vi i ambulatoriet, hvor lang tid tager hver enkelt opgave i et udredningsforløb, hvilke personaler er nødvendige, og hvor mange skal vi bruge på hver enkelt undersøgelse. Det giver også et redskab til en mere åben diskussion af prioriteringerne. Hvis der skal løftes mere, så er der andre opgaver, som må nedprioriteres, forklarer LEAN-facilitator Jonas Balslev-Andersen.


Fleksibel planlægning af forløb

Ambulatoriet har samtidig indarbejdet en langt mere fleksibel planlægning af patientforløbene.

- Vi har beskrevet typiske udredningsforløb – fx for autisme. Det er lidt pakkeforløbs-agtigt, men ofte passer det ikke til den enkelte patient: Der kan være flere diagnoser i spil eller andre hensyn. Derfor har vi udviklet en ’bestillingsseddel’, hvor de enkelte undersøgelser er oplistet, som vi bruger til at planlægge de enkelte forløb, fortsætter Simone Rasmussen.

De mange justeringer af arbejdsgangene har også betydet, at sekretærerne har fået en mere understøttende rolle i hverdagen.

- Fordi vi har fået et overblik over opgaverne, kan vi nu overlade det til sekretærerne at booke og ombooke tider i vores ugeplan. Det har været en stor lettelse, men det er en vedvarende proces, hvor vi løbende justerer eksempelvis ugeplanens flow, så det passer på virkeligheden, siger Elisabeth R. Isenberg-Jørgensen. Hun tilføjer, at den stramme struktur i forhold til ugeplan i hverdagen er en hjælp, men også kan skabe helt nye problemer. Fx kan flere udeblivelser skabe rod i systemet og få et helt udredningsforløb til at skride.


Mere tid til patienterne

- Den største gevinst er, at jeg nu har mere tid til mine patienter, bl.a. fordi jeg ikke skal booke og ombooke aftaler. Der er meget mere styr på vores processer. Samtidig er indholdet i vores arbejde blevet meget tydeligt, og det giver ro på og et bedre arbejdsmiljø for den enkelte medarbejder, som ellers godt kan føle sig presset af at nå det aftalte antal ydelser: Det behøver man ikke længere spekulere på, fordi der er taget højde for den del i vores ugeplaner, fortsætter Elisabeth R. Isenberg-Jørgensen.

Og den nye struktur kan allerede måles, fortæller Simone Rasmussen.

- Det strukturerede arbejde gør også, at vores udredningsforløb i dag er hurtigere end før. Og det giver tilfredse patienter: Vi scorer rigtigt højt på patienttilfredsheden. Selvom enkelte forældre kan have besvær med at få fri fra deres arbejde flere gange i træk med to - tre ugers varsel, så er de overordnet glade for, at deres barn kommer hurtigt igennem udredningen, slutter Simone Rasmussen.

Redaktør