Amagertavlen Fra god idé til bedre arbejdsgange

​Dette er historien om, hvordan en støvet, kontorhvid opslagstavle blev nøglen til bedre behandling og mere tid til personalet.​​

​Maiken Lüthje foran tavlen, som dagligt udfyldes.

Det startede med en tom, magnetisk opslagstavle i et gammelt roderum på Psykiatrisk Center Amager. Personalet på B1havde længe stirret sultent på rummet, som med fordel kunne bruges til noget mere konstruktivt end det roderum, som det med tiden var blevet.

Der manglede et rum med tid til mere ro og faglighed i modsætning til det normale personalekontor med telefoner, trafik og blinkende computerskærme.

Maiken Lüthje, klinisk sygeplejespecialist på B1, kastede hurtigt blikket mod den store, klassisk hvide whiteboard, som dominerede den ene langside i rummet.

- Min tanke var, at sådan en opslagstavle altid får sådan en skæv funktion, hvor den bliver en parkeringsplads for opslag, retningslinjer og andre sager, som sjældent bliver læst, fordi de drukner i mængden.

Manglede overblik
Derfor blev Maiken Lüthje grebet af skabertrangen den stille søndag på kontoret. Sammen med to andre kollegaer besluttede hun sig for at gå en anden vej. Det startede på et A4-papir, men ret hurtigt bevægede de sig i stedet op til tavlen.

- Vi var enige om, at vi mangler overblik. Der er RIGTIG mange ting, som vi skal huske, når det handler om patienterne. Der skal laves indledende sygeplejevurderinger, eftersamtaler og mange andre ting, som hurtigt kan blive uoverskuelige. Vi har brugt rigtig meget tid på vores morgen-cardex på at gennemgå de enkelte patienter ved at sidde og kigge kortene igennem uden umiddelbart at kunne overskue det. Det ville vi ændre.

På tavlen startede Maiken med at inddele i kvadrater med sort tape. Otte særligt vigtige punkter blev tilføjet den gigantiske tjekliste. Det lille hold gav sig herefter til at opdatere tavlen med informationerne fra patienternes journaler og cardex. ​

Tavlen gav mening fra første dag

- Jeg kunne meget hurtigt fornemme, at vi havde fat i noget godt her. I takt med, at vi fik sat det hele i system kunne man meget hurtigt se, at det her, dét skaber overblik. Vi valgte den gamle devise med, at det er lettere at bede om tilgivelse end tilladelse, men heldigvis var der fuld opbakning fra afsnitslederen, da hun mødte ind mandag morgen, smiler Maiken.

Der gik sport i den
Den mandag gik med at komme lidt dybere ind i detaljerne og skabe mere overblik og systematik på tavlen. Det viste sig også hurtigt, at tavlen havde lidt for mange røde prikker, som er indikationen på, at et punkt endnu ikke er blevet gjort. Det var også lidt af en ahaoplevelse, fortæller Maiken Lüthje.

- Det blev pludselig meget tydeligt hvor vi havde udfordringer med at huske tingene. Det skabte også en bekymring hos mig for, om nogle af kontaktpersonerne ville føle sig udstillet, når alle nu kunne se de områder, hvor der var mangler, men sådan har det heldigvis ikke været. Jeg har faktisk ikke fået andet end positive reaktioner. Der gik endda hurtigt sport i at få sørget for, at alle ens "egne" patienters tjeklister var i orden.

Maiken var fortsat skeptisk med hensyn til om tavlen, i en travl hverdag, for alvor ville komme til at leve. Det viste sig dog ret hurtigt, at alle tog den til sig og kunne se fordelene ved et samlet overblik.

Kage hver fredag
Derfor var beslutningen om at sætte ambitiøse mål på områderne også det logiske næste skridt i processen. Punkterne fra tavlen, som nu er vokset fra otte til 13, skulle i 80 procent af tilfældene være i orden.

- I starten puljede jeg bare det hele i en ugentlig audit og sagde at 80 procent skulle være i sort. Lidt letsindigt lovede jeg kage, hver gang det mål blev opfyldt. Vi fik kage hver tirsdag i fem uger, hvorefter jeg med nogen bæven måtte melde, at den aftale desværre måtte bortfalde, hvis min økonomi skulle holde til presset, siger Maiken Lüthje med et højt grin.

Læs mere: Forbedringsarbejdet i RHP​

Efterhånden som tavlen blev en integreret del af arbejdet ved målstyringsmøderne, mente Majken og afsnitslederen Miriam, at det var på tide med mere ambitiøse og nøjagtige mål.

- Det nytter ikke noget, at vi ikke kan se præcis hvor vi har udfordringerne, så derfor fik jeg leanstaben til at hjælpe med Excel-ark, så vi lettere kunne måle på hvert enkelt parameter. I takt med, at vi konsekvent var over 80 procent på alle, så satte vi ambitionerne i vejret. Der hvor der for eksempel ligger juridisk krav, der siger vi simpelthen 100 procent nu. Der hvor man i en til tider hektisk hverdag kan forvente lidt mere variation, der ligger de på 85 procent. Vi ligger over stort set hver gang.

Succes skyldes personligt ejerskab
Alle indikatorer på Amagertavlen bliver nu målt individuelt, så audits på den måde bliver mere brugbare, når arbejdet flytter over på lean-tavlen. På den måde kan Maiken og kollegaerne nu sætte ind, hvis der er problemer på et eller flere områder.

- Tavlen har haft en kæmpe effekt, specielt når man tænker på, at det er en "nem" løsning, som ikke har krævet ret meget arbejde at sætte i gang. Ud over vi får husket de vigtige ting i behandlingen, så sparer vi også meget tid ved vores møder, for tavlen er jo lige der. Så er det hurtigt at se, om alt er, som det skal være.

Maiken Lüthje er ikke i tvivl om, at grunden til tavlens succes er, at den er startet på gulvet.

- Mange har taget personligt ejerskab for det, og det har båret det igennem. Det betyder meget, at man selv er med til at skabe og definere indholdet. Det nytter ikke noget at komme med en færdig tavle. Afdelingen skal selv stå for at definere, hvad der er vigtigt for dem, siger Maiken Lüthje.

Og navnet?

- Jeg vil ikke hænges op på det, men jeg tror faktisk, at den skal krediteres centerchef Line Duelund. Alle kender Amagernummerpladen, men det kunne selvfølgelig ikke gå, så det blev Amagertavlen, slutter Maiken Lutche.​​

Redaktør