Nu skal der bedre styr på projekterne

RHP sætter nu gang i et større arbejde, som skal sikre bedre styr på de mange projekter i organisationen. Der er brug for en oprydning, siger direktør Martin Lund.

- Vi må erkende, at vi ikke er dygtige nok til at styre og prioritere, hvad og hvornår vi sætter større udviklingsopgaver i gang på tværs af hospitalet. Det er uhensigtsmæssigt og koster tid og kræfter på centrene, som løbende implementerer og modtager flere projekter end hvad godt er, siger Martin Lund.

Det bliver der nu lavet om på. Ved hjælp af porteføljestyring skal der nu en helt anderledes streng proces til før et projekt går fra idé til virkelighed. Det fortæller projektleder Lone Tonsgaard.

Projektleder for portefølgestyring, Lone Tonsgaard fortæller, hvordan vi søsætter og håndterer fremtidens projekter 

- Fremover vil det være sådan, at et større projekt kun kan sættes i gang på tre niveauer. På hospitalsledelsesniveau, i vores seks faste mødefora og så på centerniveau. Større projekter og forbedringsevents kan kun sættes i gang hver 4. måned i modsætning til nu, hvor man løbende søsætter projekter, siger Lone Tonsgaard.

Asfaltering mens vi kører
En oversigt lavet i forbindelse med igangsættelsen af porteføljestyring viste, at RHP havde gang i 59 tværgående projekter. Efter en større granskning blev der identificeret 29 projekter, som ikke i første omgang kommer med i de nye porteføljer.

Samme proces skal centrene nu i gang med fra årsskiftet.

Porteføljeledelse er et kendt redskab i mange organisationer. Blandt andet hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvor kvalitets- og leanchef Morten Nordvall-Lassen fra PC Nordsjælland har stiftet bekendtskab med metoden. 

Morten  Nordvall-Lassen_2.jpg Lean og kvalitetschef på PC Nordsjælland, Morten Nordvall-Lassen, har erfaring med porteføljledelse og mener, det skaber mere eftertænksomhed og mere velforberedte projekter

​- Der er for meget asfaltering, mens vi kører, i vores organisation i dag. Simpelthen fordi projekterne ikke er tilstrækkeligt forberedte, inden de startes op. Det vil blive anderledes med porteføljeledelse, hvor man er tvunget til at forholde sig til en række definerede punkter, før man får grønt lys til et projekt. Det giver en eftertænksomhed og en grundigere forberedelsesfase, siger Morten Nordvall-Lassen.

Mere ro i organisationen
Ud over den løbende asfaltering, så stod det også klart for hospitalsledelse og forberedelsesgruppen, som skulle iværksætte porteføljestyringen, at der var alt for meget trafik på vejen.


Martin Lund, Direktør, vil gerne skabe mere ro på organisationen

- Det er noget, som vi har hørt mange gange, når vi har besøgt centrene. Der er travlt i organisationen, og selvom vi gerne vil føre gode og velmente projekter ud i livet, så er det ikke hensigtsmæssigt, hvis der er så mange ting i gang, at vi mister overblikket. Det har været vigtigt for os, at sikre mere ro, så der bliver bedre tid til det vigtige lokale udviklingsarbejde også. Samtidig står vi over for et stort projekt i form af Sundhedsplatformen, som vil tage meget tid i 2016. Det skal der være ro til at arbejde med, siger Martin Lund.

Bedre opfølgning
Blandt kravene er, at projektet skal følge organisationens strategi, skabe værdi for patienterne og være realistisk i forhold til de ressourcer, som er afsat. I perioden på de fire måneder, hvor der ikke må igangsættes nyt, skal tiden nu gå med at følge op på projekterne, så man sikrer sig, at der sker fremskridt og at projektets målsætninger holder.

Og det vil alle komme til at kunne mærke, fortæller Lone Tonsgaard.

- Med tiden, så skal man gerne kunne mærke, at der bliver sat knapt så meget i gang fra "toppen" af organisationen. Der skal gøres plads til det lokale arbejde, og bedre tid til at fokusere på de projekter, som er i drift, så vi får fulgt det til dørs og støttet op, hvor det er nødvendigt, siger Lone Tonsgaard.

Der vil fortsat kunne opstå projekter og opgaver, som ikke kan vente fire måneder med at blive sat i gang. Det kunne for eksempel være implementering af ny lovgivning eller bestillingsopgaver fra Regionsgården eller Folketinget. Men også her vil porteføljestyringen kunne dosere mængden og indsatsen bedre, siger Lone Tonsgaard.

- Det at vi hele tiden følger op på vores projekter betyder også, at vi bedre kan sætte ting i bero midlertidigt, hvis der kommer noget presserende ind. Vi ved for eksempel, at Sundhedsplatformen og udviklingen af den vil fylde meget i 2016, så allerede nu kan vi forberede os, og sørge for, at vi ikke tager for meget andet ind.​


Redaktør