Det anbefales at mødet afholdes ugentligt, med en tidsramme på 30-45 minutter for alle større botilbud med en del beboere tilknyttet botilbudste​​​​amet. 

På mødet bør som minimum deltage:

• Kontaktpersoner fra botilbudsteamet, som er tilknyttet det konkrete botilbud.

• Personale fra alle botilbuddets teams. 

Det anbefales at alle relevante ansatte fra botilbuddet deltager på mødet, og at der er ledelsesrepræsentation fra botilbuddet til stede på mødet.

​Der anbefales på mødet at tage udgangspunkt i en fast dagsorden, som understøtter mødes formål. Ligeledes anbefales det på hvert møde at udvælge en mødeleder og en referent/listefører. Rollerne kan gå på skift mellem mødedeltagere fra gang til gang.

Referent/listeførers opgaver:

• Sikre at beboeroverbliktavlen er tilgængelig ved mødes start.
• Skrive noter direkte i beboeroverblikstavlen, mens alle mødedeltagere kan læse med under beboeroverbliksmødet
• Sikre at overblikstavlen gemmes efter de lokalt aftalte arbejdsgange.
  

Eksempel på dagsorden beboeroverbliksmøde

• Hvem er ordstyrer?
• Hvem skriver på tavlen?
• Hvem skriver journalnotat hos hhv. botilbud og i SP?
  

Beboere på tavlen:

• Hvad er der sket siden sidst?
• Hvordan er det gået med de planlagte interventioner?
• Skal der nye interventioner til?
  
• Skal beboere forblive på tavlen?

Nye beboere på tavlen?

• ​På hvilke kriterie er beboeren kommet på tavlen?​

På beboeroverbliksmødet bruges en beboeroverblikstavle som redskab til at skabe overblik og strukturere mødet. På tavlen skrives de beboere, der er vurderet at have behov for en intensiveret indsats. På tavlen kan skrives alle beboere tilknyttet botilbudsteamet som bor på botilbuddet – og som har givet skriftligt samtykke til at der må deles oplysninger. 

Tavlen har en række kolonner, som har til formål at understøtte vidensdeling og planlægning for hver beboer. På tavlen skrives også, hvilke interventioner der planlægges for den kommende uge hos hhv. botilbuddet og botilbudsteamet.

​Beboere bør orienteres når botilbud og botilbudsteam har vurderet, at der er behov for at yde en intensiveret indsats for en periode. Beboeren bør involveres i planlægningen og aftalerne om de tværsektorielle interventioner i den intensiverede indsats. Botilbud og botilbudsteamets bør sammen på mødet koordinere, hvem der orienterer beboeren om den faglige vurdering og hvem der sikrer dialog med beboeren om beboerens egne ønsker og mål forhold til indsatsen. 

Ligeledes bør det altid vurderes, om eventuelle pårørende kan og bør involveres i og orienteres om den intensiverede indsats.

​Et beboeroverbliksmøde lykkes bedst når alle er velforberedte og orienteret omkring beboernes aktuelle tilstand ved mødets start. 

Det er også en vigtig opgave i både botilbud og botilbudsteam at sikre, at de interventioner som aftales på mødet udføres i praksis. Relevant personale fra botilbud og botilbudsteam som ikke deltager på mødet bør orienteres om de indgåede aftaler.

Botilbud og botilbudsteam anbefales at udarbejde lokale arbejdsgange for nedenstående opgaver før og efter møderne.